‘Collega’s die snel en zorgvuldig hun werk kunnen doen: dat geeft me een goed gevoel’

Anja werkt al 12 jaar als medewerker Verwerken en Behandelen in Ter Apel. En dat is niet voor niks. ‘Ik ga met veel plezier naar mijn werk. Ik kan goed opschieten met mijn collega’s en we helpen elkaar als dat nodig is. En is er veel post om te verwerken? Dan zet iedereen een stapje extra. Dat vind ik zo mooi. Mijn werk is heel afwisselend, door de verschillende soorten post. Neem bijvoorbeeld een aanvraag van een statushouder die zijn familie naar Nederland wil halen. Gegevens van de kinderen, zoals namen, leeftijd, nationaliteit en de relaties tussen de kinderen onderling en met hun ouders neem ik op in INDiGO – het informatiesysteem van de IND. Als het om een groot gezin gaat, ben ik daar zo een paar uur mee bezig. Dan is het fijn als ik daarna een makkelijk poststuk kan doen. Bijvoorbeeld een brief met correcties en aanvullingen van een advocaat op een gehoor met een asielzoeker.’

De weg van de IND-post

‘Alles begint bij de medewerkers van de scanafdeling. Zij openen de poststukken, halen nietjes eruit en scannen ze. Daarna geef ik, of een collega, in INDiGO aan om wat voor soort post het gaat. Is het bijvoorbeeld een aanvraag van iemand die zijn of haar partner naar Nederland wil halen? Of een brief waarin een rechtbank uitspraak doet in een asielzaak? Via een voorraadoverzicht zien we welke postsoort we als eerste moeten oppakken. Dat heeft te maken met de afspraken die we met de verschillende directies hebben gemaakt. Zo moeten we correcties en aanvullingen van een advocaat op een asielgehoor binnen één dag verwerken. Omdat de IND-behandelaar deze informatie de volgende dag in het nader gehoor met de asielzoeker en tolk bespreekt. Verder kijken we of een aanvrager of zaak al in ons systeem staat. Als dat zo is, dan koppelen we het poststuk hieraan. Als laatste krijgt de juiste directie of afdeling via ons informatiesysteem een seintje als er nieuwe poststukken zijn. Die directie of afdeling verdeelt die post over de IND-collega’s. Zodat een behandelaar alle informatie heeft die bijvoorbeeld nodig is om te beslissen of iemand hier een studie mag doen, of mag werken.’

Werkdruk

‘Soms is er een aantal weken veel post en lukt het ons niet om alle stukken te verwerken. Het werk stapelt zich dan op en hierdoor raken sommige collega’s gestrest. We kijken dan met elkaar hoe we voor rust kunnen zorgen. Door hierover te praten in het ochtendoverleg en managers te informeren. Ik heb zelf nooit last van werkdruk. Als ik een drukke dag heb, dan maak ik na het avondeten kaarten en cadeauverpakkingen. Dat vind ik leuk om te doen en zo maak ik mijn hoofd leeg.’

Wennen aan een nieuwe rol

Anja kreeg als waarnemend senior van het Oekraïne-team de kans om door te groeien. ‘Samen met andere collega’s heb ik dit team opgezet. Zodat Oekraïners die vluchten voor de oorlog in hun thuisland in Nederland een verblijfsticker krijgen. We registreren deze mensen en hun paspoorten en verblijfstickers. Ik kreeg veel energie van dit werk. Ik vind het leuk om snel dingen te regelen en uit te zoeken bij wie ik moet zijn voor welke informatie. Maar het was ook best wennen, omdat mijn werk als waarnemend senior minder concreet was. Ik hield sollicitatiegesprekken, nam uitzendkrachten aan en leidde ze op. Ook maakte ik werkinstructies en liet de projectleider weten hoe het project ging. Ik had dus een meer leidinggevende rol en dat is heel wat anders dan bijvoorbeeld elke dag 50 poststukken moeten verwerken.’

Nieuwe uitdaging

Sinds kort werkt Anja als senior medewerker van DRV-team 10. ‘Dit nieuwe team houdt zich bezig met oude asiel- en naturalisatiedocumenten, die bij de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten zijn opgeslagen. Teamleden digitaliseren deze stukken, zodat de papieren documenten vernietigd kunnen worden. De uitdaging zit ‘m voor mij vooral in het begeleiden van de teamleden. Dat zijn meestal mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Die hebben vaak andere coaching nodig. De laatste anderhalf jaar heb ik als waarnemend senior van het Oekraïne-team veel geleerd. Zoals samenwerken met collega’s van andere locaties, van Titel & Identiteit en van Keteninformatie & Controle en de projectleider van het Oekraïne-team. En samen met hen beslissingen nemen over onder andere werkinstructies en postsoorten. Die ervaringen kan ik goed gebruiken in mijn nieuwe functie.’